Cos’è e perché è importante un calendario editoriale

Il calendario editoriale è uno strumento molto importante che organizza la pubblicazione dei contenuti, definendo cosa, dove,  ma soprattutto quando comunicarli.

Questo strumento trasforma gli obiettivi di marketing in uno strumento pratico che ci aiuta moltissimo nella pubblicazione dei contenuti dandoci un'idea chiara di quando dovremmo parlare di quale argomento e che migliora (di molto) la nostra efficienza.

 Le cose più importanti da sapere sul calendario editoriale

* Definisce un piano strategico per i contenuti, specificando cosa, quando e su quale piattaforma pubblicare per trasformare gli obiettivi in azioni.
* Ottimizza il flusso di lavoro riducendo lo stress decisionale dell'ultimo minuto e permette di risparmiare ore di lavoro settimanali.
* Assicura coerenza e allineamento con gli obiettivi che ci siamo dati per il nostro lavoro, tenendo a mente gli elementi per la nostra comunicazione come argomento, formato, obiettivo e le metriche da misurare importanti per ogni contenuto.
* Dà una traccia e una strada da seguire alla strategia di contenuti partendo dalle reali esigenze del nostro pubblico di riferimento per aumentare la rilevanza. 
* Richiede un approccio flessibile, bilanciando la pianificazione anticipata con la spontaneità e revisionando periodicamente le performance dei contenuti.

Come organizzare la comunicazione online senza perdere tempo (e senza stress)

Con cosi poco tempo a disposizione per lavorare sulla promozione della nostra attività online, è normale sentirsi sopraffatti dalla quantità di cose da fare, soprattutto quando questo sì “installa” in una vita già abbastanza complicata di suo, tra impegni lavorativi, familiari e di altro tipo.

Molti professionisti e piccole attività si trovano a pubblicare in modo casuale, senza una strategia a monte e una pianificazione che li guidi, perdendo opportunità preziose di farsi conoscere e tutte le considerazioni che vedremo nascono proprio per risolvere questo problema.

Cos'è davvero un calendario editoriale (senza paroloni)

Un calendario editoriale è semplicemente uno strumento strategico, un calendario appunto, che ci aiuta a trasformare i nostri obiettivi di comunicazione in un piano d'azione ben delineato. Guardalo come fosse l'agenda dove segniamo gli appuntamenti con i clienti, ma applicata alla comunicazione online: invece di annotare riunioni e call, pianifichiamo cosa, quando e dove pubblicare i nostri contenuti.

In pratica, come spiega la Worcester State University, il calendario editoriale è uno strumento, la nostra agenda dei contenuti che ci permette di pianificare in anticipo cosa pubblicare, dove e quando (loro discutono solamente come applicarlo ai social, ma ovviamente tutto è adattabile a qualunque contesto e a qualunque canale di comunicazione).

Personalmente, tendo a programmare gli argomenti da trattare con circa 30 giorni d'anticipo, seguendo una gerarchizzazione molto logica delle idee, ma questo, ovviamente, non significa che se nel corso del tempo mi vengono delle idee, che magari sono anche molto interessanti, non le possa infilare in mezzo facendo quindi scorrere la pubblicazione degli altri contenuti, magari in avanti nel tempo.

Questo, solo per ribadire il concetto che un calendario editoriale è “un'entità viva”, nel senso che è semplicemente uno strumento che ci deve dare una direzione, ma senza però essere un'ulteriore elemento di costrizione.

Non servono software complicati o competenze tecniche avanzate: possiamo partire anche con un semplice quaderno, un foglio Excel o Google Calendar. L'importante è avere un sistema che funzioni per noi, permettendoci di comunicare con costanza e rispondendo in modo organizzato alle domande e ai bisogni del nostro pubblico.

Come eliminare l'ansia da pubblicazione e guadagnare ore ogni settimana grazie al calendario editoriale

Una delle cose più utili del calendario editoriale è la sua funzione di “svuota testa”, nel senso che, appunto, ci svuota la testa dall'ansia del “cosa devo pubblicare” che ci potrebbe assalire quando ci mettiamo davanti al computer per creare un qualunque tipo di contenuto.

Avere già deciso in anticipo di che cosa parlare ci toglie dalla necessità e dal (tanto) tempo necessario per decidere quale argomento affrontare, e aver già fatto questo passo preventivamente ci libera risorse mentali necessarie per la parte più importante, che appunto proprio la creazione dei contenuti.

Niente più decisioni dell'ultimo minuto che ci fanno sprecare tempo

Quando abbiamo un calendario editoriale ben strutturato, non dobbiamo più chiederci ogni giorno cosa pubblicare perché abbiamo già pianificato tutto in anticipo.

Secondo la ricerca della Colorado State University, pianificare i contenuti in anticipo "minimizza lo stress dell'ultimo minuto" nella gestione dei contenuti sui social media (ma non solo), permettendoci di lavorare con più lucidità. Il calendario ci permette di vedere a colpo d'occhio cosa abbiamo pubblicato, cosa dobbiamo ancora fare e quando quello che abbiamo già creato andrà online, eliminando completamente quella sensazione di caos che blocca la nostra produttività.

"Sì", dirai tu "Ma pianificare in anticipo non toglie spontaneità e freschezza ai contenuti?"

È vero che la spontaneità ha il suo valore, ma la realtà è che possiamo essere spontanei anche con un piano, e anzi avere una struttura non significa pubblicare contenuti freddi o robotici; significa semplicemente avere una direzione chiara che ci libera l'energia mentale per essere creativi nel momento giusto, quando scriviamo effettivamente il contenuto.

Perché la pianificazione ci fa lavorare meglio e più sereni

Oltre al risparmio di tempo, un calendario editoriale ci offre vantaggi strategici che trasformano il modo in cui gestiamo i contenuti.

Prima di tutto, avere il polso degli argomenti trattati ci evita di ripeterci o di pubblicare contenuti troppo simili a distanza ravvicinata, cosa che fa sembrare poco professionale il nostro brand (oltre che ad essere una perdita di tempo, cosa che assolutamente non vogliamo); inoltre, possiamo vedere facilmente se stiamo davvero parlando degli argomenti che interessano al nostro pubblico o se ci stiamo perdendo in argomenti inutili, solo perché ci piacciono o abbiamo la sensazione che al pubblico possano interessare.

Un altro grande vantaggio di un calendario editoriale è l'allineamento con i nostri obiettivi: quando pianifichiamo in anticipo, possiamo verificare che ogni contenuto abbia uno scopo preciso e contribuisca ai risultati che vogliamo raggiungere, invece di pubblicare tanto per riempire il feed.

E non dimentichiamo che la regolarità, per quanto richieda tempo, costruisce fiducia: quando il nostro pubblico sa che pubblichiamo con costanza, inizia ad aspettarsi i nostri contenuti e a fidarsi di noi come fonte affidabile di informazioni;al contrario, invece, se non pianifichiamo, molto probabilmente non pubblicheremo affatto.

Come strutturare un calendario editoriale che funziona davvero: gli elementi che non possiamo ignorare

Un calendario editoriale davvero funzionante (e funzionale) si adatterà naturalmente alle nostre esigenze e anche in questo caso, come dicevamo prima, possiede tutta una serie di informazioni che poi possono cambiare nel tempo a seconda di come cambiano le cose su cui vogliamo focalizzarci nel tempo.

Però, secondo me, ci sono alcuni elementi che devono essere sempre presenti, e questi sono gli elementi minimi che, anche solo dandoci un occhio, ci possono far capire dove siamo già stati, dove stiamo andando, dove andremo e perché.

Questi elementi minimi sono:

• data di pubblicazione
• piattaforma di destinazione
• argomento principale
• tipo di contenuto
• stato del contenuto
• priorità

A questi, Se poi vogliamo, possiamo anche aggiungere delle informazioni extra, come per esempio:

• parola chiave primaria
• autore
• piano di riutilizzo (se decidiamo di riutilizzare il contenuto anche su altre piattaforme, altra cosa che può farci risparmiare un bel po di tempo).

Vediamo, uno per uno, almeno gli elementi minimi:

• Data di pubblicazione: Vabbè qui si parla di ovvietà, ma essendo un calendario dobbiamo definire una data di pubblicazione. Naturalmente, il fatto di parlare di data di pubblicazione, implica anche il fatto che dobbiamo considerare l'elemento della frequenza di pubblicazione, cioè, ogni quanto pubblichiamo. Non esiste una regola fissa che vale per tutti, che so un articolo a settimana, se si parla di un blog, ma l'unica regola, secondo me, eh dedicarsi a queste attività con una frequenza tale che ci permetta di creare contenuti in modo coerente, costante, che assicuri un'alta qualità, ma che soprattutto non ci porti al burnout. Pubblicare i contenuti per il web è sicuramente un'attività molto impegnativa, che richiede moltissimo tempo, motivo per cui, appunto, dobbiamo ottimizzare al massimo i tempi, ma dobbiamo anche dedicarci tutto il tempo necessario, senza però portarci all'esaurimento nervoso.Se arrivassimo a questo punto, succederebbero tre cose: smetteremo di pubblicare e perderemmo in costanza, la qualità dei nostri contenuti ne risentirebbe, perderemmo di credibilità agli occhi del nostro pubblico.
• Piattaforma di destinazione: anche qui forse parliamo di ovvietà, ma ogni contenuto deve avere chiaro dove verrà pubblicato (blog, Instagram, LinkedIn, newsletter etc...).
• Topic principale: l'argomento specifico che tratteremo, in modo da evitare ripetizioni e mantenere varietà
• Tipologia di contenuto: se sarà un articolo, un video, un carosello, un podcast o altro formato, specificando il formato esatto (Post, Articolo, Reel, Carosello, Newsletter)
• Stato del contenuto: indica lo stato attuale (in lavorazione, in revisione, approvato, pubblicato) ed è vitale per il tracciamento del flusso di lavoro nella gestione dei contenuti soprattutto quando abbiamo un'organizzazione del lavoro complessa e articolata.
• Priorità: anche qui, forse, parliamo di cose ovvie, ma tutti gli argomenti che trattiamo non è detto che ci interessino, o che in generale interessino al pubblico, tutti allo stesso modo. Ci sono argomenti su cui siamo più ferrati, ci sono argomenti che interessano di più al pubblico, ci sono argomenti che semplicemente sono utili. Ad ognuno di questi tre elementi, potremmo dare un valore da uno a tre, E poi magari fare una media tra i tre voti che abbiamo dato. Poi, potremmo ordinare le nostre idee, sulla base del risultato della nostra operazione e, in questo modo, avremmo non solo un elenco di argomenti, ma anche un ordine “scientifico” che possiamo seguire per trattarli.

Questi elementi ci danno una struttura solida che possiamo adattare alle nostre esigenze specifiche, aggiungendo altre colonne se necessario ma senza mai togliere queste basi fondamentali.

Come costruire una strategia di contenuti che risponde davvero alle esigenze del nostro pubblico con il calendario editoriale

Sappiamo bene quanto sia frustrante creare contenuti che poi nessuno legge o che non portano risultati concreti. Spesso ci troviamo a pubblicare articoli o post sui social senza una vera direzione, sperando che qualcosa funzioni. Il problema principale? Non abbiamo ascoltato abbastanza il nostro pubblico prima di iniziare a scrivere. Una strategia efficace per la creazione dei contenuti non parte dalle nostre idee geniali, ma dai bisogni reali delle persone che vogliamo raggiungere.

Il metodo pratico per individuare i contenuti giusti

Ecco il sistema concreto che possiamo applicare da subito per programmare contenuti che funzionano:

• Analisi ricerche correlate: usiamo Google Search Console e strumenti come AnswerThePublic per scoprire cosa cerca il nostro pubblico. O basta anche visitare il nostro amico Google per vedere quali sono le ricerche correlate all'argomento di cui noi vorremmo scrivere, quali sono le domande degli utenti e che cosa ci suggerisce l'auto completamento automatico di Google nella barra di ricerca.
• Monitoraggio forum: partecipiamo attivamente a Reddit, Quora e gruppi Facebook del nostro settore per intercettare domande ricorrenti
• Verifica trend: con Google Trends identifichiamo gli argomenti in crescita nel nostro ambito
• Studio competitors: analizziamo quali contenuti dei concorrenti ottengono più interazioni con il pubblico
• Attività stagionali: Ci sono eventi durante l'anno che potrebbero essere un ottimo spunto per la creazione dei contenuti, parlo per esempio del Natale, ovviamente, ma anche del Black Friday, della festa della mamma o del papà o di qualunque altro argomento di cui noi potremmo parlare che potrebbe risentire di una certa stagionalità.
• Parliamo con il nostro pubblico target: ultimo ma non ultimo, anzi forse l'elemento più importante, E parlare con le persone a cui noi vogliamo rivolgerci. In questa fase, possiamo chiedere di persona, se vogliamo, quali sono dubbi, paure ostacoli e perplessità che li attanagliano. Questi sono tutti elementi di cui noi potremmo parlare nei nostri contenuti e che siamo sicuri che potrebbero interessare al nostro pubblico proprio perché loro c'è l'hanno detto!