Come Non Dimenticare le Nostre Idee Utilizzando l'audio delle Note Vocali

La bellezza di avere un business proprio e di occuparsi del marketing e della comunicazione per promuovere la propria attività sta anche nel fatto di essere una cosa molto creativa. Essendo creativa, non è assolutamente detto che le idee ci vengano in mente solo quando decidiamo noi, magari a orari specifici o nei momenti che dedichiamo al lavoro, ma Anzi, al contrario, le idee migliori, o perlomeno le più creative, ci potrebbero venire quando meno ce lo aspettiamo: magari mentre stiamo camminando, mentre guardiamo una serie su Netflix, mentre facciamo la doccia, o mentre stiamo pulendo casa, forse proprio perché, in questi momenti, il nostro cervello editore — cioè la parte più razionale — abbassa le difese e lascia più spazio a idee che in altri momenti ci potrebbero sembrare stupide, poco appropriate o poco realizzabili.

In realtà non è detto che tutte le idee che ci vengono in questi frangenti siano inutili: è anche probabile che in tutto il mare di spunti qualcuno sia salvabile. Questo significa che dobbiamo essere pronti a catturare le idee che ci vengono e a trovare un posto dove immagazzinarle per poi editarle in un secondo momento.

La domanda quindi è: come facciamo a catturarle nel minor tempo possibile, senza interrompere quello che stiamo facendo? La risposta è nelle note vocali.

I Benefici delle Note Vocali: Mente e Riconoscimento Vocale

Il parlato è molto più veloce della scrittura e questo permette di sfruttare la potenza della voce, riducendo il tempo che passa tra l'intuizione e la registrazione dell'idea.

Un primo vantaggio di questa pratica è quello di liberare la mente e ridurre il carico cognitivo: utilizzare un dispositivo che registri le nostre idee — che banalmente potrebbe essere anche il telefono con il microfono — alleggerisce le nostre capacità mentali per altri compiti. La tecnologia, ad esempio tramite app di riconoscimento vocale e trascrizione automatica, diventa in questo caso un'estensione della memoria, che ci garantisce di non perdere spunti preziosi: spunti che altrimenti rimarrebbero sommersi da tutte le priorità e le cose che richiedono la nostra attenzione durante il giorno.

C'è poi un secondo vantaggio, ancora più interessante: questo processo aumenta la creatività e la produttività creando quello che chiamo «effetto diario dei sogni»: qualche tempo fa ascoltavo uno psicologo che parlava dell'importanza di tenere un diario dei sogni per registrare tutto ciò che si sogna.

Farlo produce due effetti: il primo è che non dimentichiamo quello che abbiamo sognato, il secondo è che il nostro inconscio, sapendo di avere un luogo sicuro dove esprimersi, sente il permesso di comunicare con noi più liberamente — e quindi sogniamo di più.

La stessa cosa funziona quando si decide di usare le note vocali: la nostra creatività, sapendo che abbiamo un sistema per immagazzinare tutte le idee e che quindi non vanno perse, incomincia a mandarcene sempre di più, e tra tutte queste idee ce ne potrebbe essere anche una buona, una che fa davvero la differenza.

Non è una pratica che mi sono inventato, ma è diffusa tra le persone più creative: è un metodo consolidato per catturare le idee e non lasciarsi sfuggire il flusso creativo ma, anzi, continuare ad alimentare la creatività.

Tutti questi benefici, però, si realizzano solo se il sistema è costruito in modo da non creare ostacoli; un sistema complicato viene abbandonato, ed ecco quindi la prima regola.

Come Rendere il Sistema Affidabile

La validità di un sistema non è intrinseca, ma deriva da quanto questo è affidabile. La prima regola per renderlo tale è avere un metodo di cattura che riduca le frizioni al minimo indispensabile. Se utilizziamo il telefono per registrare le idee, idealmente dovremmo fare al massimo due tap: uno per sbloccare il telefono e uno per iniziare a registrare.

Questo significa che il processo non deve passare attraverso un sistema complesso — spostare l'idea in una cartella, assegnare tag, impostare scadenze, etc... — ma deve essere il più semplice possibile, rendendo più facile l'immagazzinamento dell'idea. Tutta l'organizzazione verrà in un secondo momento: in questa fase iniziale, l'unica priorità è registrare.

Le Tre Fasi del Metodo

Una volta che l'idea è al sicuro, possiamo permetterci di respirare e rimandare l'organizzazione a un momento dedicato.

Fase 1 — Cattura immediata. Appena l'idea arriva, la registriamo con il minimo attrito possibile. Nessuna organizzazione, nessun tag, nessuna cartella: solo catturare. Basta una semplice app o un promemoria vocale per raccogliere le informazioni importanti.

Fase 2 — Smistamento (ogni 2-3 giorni). Ogni due o tre giorni dedichiamo mezz'ora a rivedere le idee registrate e a distribuirle nei posti giusti; rimanere organizzati è fondamentale per l'efficienza. Se ci sono venute idee per la creazione di contenuti, le mettiamo nella cartella dei contenuti; se riguardano un progetto in corso, le spostiamo nel workflow di quel progetto. L'obiettivo è far trovare a ogni idea uno spazio nel nostro processo di lavoro, eventualmente cominciando anche a titolarle e a dargli un primo ordine per organizzare appunti e idee in modo efficace.

Si potrebbe obiettare che riascoltare decine di note vocali richieda troppo tempo rispetto a scorrere velocemente degli appunti scritti. È vero che il riascolto può sembrare più lungo, ma in realtà le note vocali sono spesso brevi e permettono di cogliere sfumature ed emozioni che nella scrittura andrebbero perse.

Organizzare le idee, però, non significa ancora valutarle. C'è un terzo passaggio, forse il più importante: quello in cui lasciamo parlare il pensiero critico.

Fase 3 — Revisione (ogni 2 settimane o una volta al mese). In questa fase guardiamo tutte le idee raccolte e permettiamo alla mente razionale di editarle: tagliamo quelle che non sono valide o poco realizzabili e teniamo quelle che potrebbero funzionare. Questa fase ha due vantaggi: il primo è che non perdiamo le idee che abbiamo organizzato — perché un'idea archiviata e mai riletta è comunque un'idea persa — il secondo è che operiamo una scrematura per trovare quelle buone, che potremo poi schedulare e a cui potremo darci una data entro la quale iniziare a lavorarci, riorganizzare e migliorare la memorizzazione.

Qualcuno potrebbe sostenere che registrare ogni singola idea porti ad accumulare troppo materiale inutile, creando un archivio caotico difficile da gestire. In realtà, è proprio la fase di revisione periodica che evita questo problema: editare le idee a distanza di tempo permette di guardarle con maggiore obiettività e di scartare rapidamente ciò che non funziona, mantenendo solo le gemme nascoste nel mucchio.

Superare l'Imbarazzo

Il sistema quindi funziona, ma c'è un ultimo ostacolo, più psicologico che pratico: cosa facciamo quando l'idea ci viene in un luogo pubblico e non vogliamo sembrare strani a registrare mentre parliamo?

Non è un problema: basta parlare dentro il telefono, e le persone intorno a noi penseranno semplicemente che stiamo mandando un messaggio vocale su WhatsApp o che siamo al telefono. Se invece non possiamo parlare in quel momento, possiamo scrivere: l'importante è avere uno strumento che ci permetta di catturare l'idea quando arriva e di immagazzinarla da qualche parte.

C'è chi potrebbe pensare che interrompere un'attività per registrare un'idea rovini il flusso del momento presente, portandoci a essere sempre distratti e meno concentrati. In verità, la registrazione vocale richiede solo pochi secondi e ci libera immediatamente il pensiero, permettendoci di tornare più concentrati all'attività che stavamo svolgendo, senza il peso mentale di dover ricordare quell'idea per non perderla.

Il principio guida rimane sempre lo stesso: un sistema che catturi le idee, le organizzi e le faccia riemergere al momento giusto è ciò che ci permette di essere più creativi e di sfruttare gli spunti che ci arrivano anche nei momenti meno adatti.