Le 5 Leve per Organizzare al Meglio le Tue Giornate Lavorative

Su questo blog parlo molto spesso di produttività, di organizzazione, di come strutturare le nostre giornate in modo da fare meglio leva sulle nostre energie, sulle nostre risorse e sul tempo che abbiamo a disposizione. Va benissimo parlare di Deep Work, di gestione del tempo, di riproposizione dei contenuti, di utilizzo dell'intelligenza artificiale e così via, ma il tutto deve essere calato nella vita di tutti i giorni, perché dobbiamo riuscire ad applicare queste cose quotidianamente, all'interno di una struttura praticabile ogni giorno, sennò il tutto rimane una teoria, magari molto figa, ma poco praticabile.

Il Sistema di Organizzazione: Scegli il Tuo Strumento

Prima di entrare nelle leve vere e proprie, vale la pena chiarire una cosa: lo strumento che usi per organizzarti è secondario; quello che non è secondario, invece, è che tu ne abbia uno — che sia un file Excel, un'applicazione o semplicemente un foglio e una penna, non importa, purché sia affidabile, elastico e abbastanza gestibile da permetterti di organizzare le tue giornate in piena autonomia.

Io, per esempio, fino a poco tempo fa utilizzavo Excel, ma ora, con l'aiuto di Claude, mi sono creato un'applicazione che mi permette di gestire in maniera più semplice e veloce quello che devo fare. Ripeto però: non è importante scegliere Excel, piuttosto che un'intelligenza artificiale, piuttosto che carta e penna; quello che conta è fare questo passo e organizzare le proprie giornate in modo flessibile, così da riuscire a raggiungere i propri obiettivi.

Io, in qualità di libero professionista, mi divido necessariamente tra attività di marketing, creazione di contenuti, organizzazione del lavoro e attività per i clienti — tutte cose che richiedono competenze diverse e che devo portare avanti ogni giorno, perché ho molti progetti, molte scadenze, ognuno dei quali richiede uno o più step definiti che devo pianificare con cura.

Nel momento in cui stavo mettendo insieme questo contenuto ho individuato cinque leve su cui fare affidamento per sfruttare al meglio le nostre energie e le nostre giornate.

Prima Leva: Se Non Organizzi Tu, Lo Faranno gli Altri per te

La prima non è tanto una leva, è più una presa di coscienza: se non organizzo io le mie giornate, gli altri lo faranno al posto mio.

Cosa significa? Se non stabilisco che domani mattina dalle 9:15 alle 10:00, per esempio, scriverò l'articolo del blog, e non rimango fermo su quell'impegno, qualcuno potrebbe chiedermi «sei disponibile domani mattina?» — e io, non avendo nulla a calendario, direi di sì. In quel caso è l'altra persona ad aver deciso la mia giornata (o una parte di essa), sulla base delle proprie necessità. Se invece ho già pianificato quell'attività e mi mantengo fermo sul calendario, posso rispondere «ho un altro impegno, facciamo dalle 10:30?» — e gestisco il mio tempo secondo le mie priorità, non quelle altrui.

Si potrebbe obiettare che questa rigidità nella pianificazione ci renda meno disponibili verso colleghi e clienti, danneggiando le relazioni professionali. In realtà è vero il contrario: avere un calendario ben strutturato mi permette di rispondere rapidamente con alternative concrete («non posso alle 9, ma sono libero alle 10:30»), dimostrando rispetto sia per il mio tempo che per quello degli altri. La chiarezza organizzativa migliora le relazioni, non le peggiora.

Seconda Leva: Organizzare le Giornate in Blocchi di Tempo

Chiarito perché organizzarsi sia una scelta difensiva oltre che produttiva, vediamo come farlo concretamente. La seconda leva riguarda proprio come strutturare la giornata, in modo da non lasciare indietro progetti o step importanti e da non sprecare tempo su attività poco prioritarie.

Nel mio file Excel, per esempio, avevo suddiviso la giornata lavorativa in blocchi da quindici minuti, e utilizzo ancora questa logica combinando ClickUp, Google Calendar e una pianificazione mensile su un PDF: mi segno le cose da fare, le organizzo in slot da un quarto d'ora e so esattamente a cosa è dedicata ogni fascia oraria. Se so che scrivere un articolo del blog mi richiede tre quarti d'ora, mi blocco dalle 9:15 alle 10:00 e non ci metto altro.

L'Importanza del Limite Temporale

Definire un'ora di inizio e una di fine è fondamentale per non dedicare più tempo del necessario a un'attività: se mettessi a calendario «scrivere l'articolo del blog» senza un limite, potrei tranquillamente passarci tre ore tra rilettture, correzioni e miglioramenti vari; con soli 45 minuti a disposizione, invece, mi concentro al massimo e non vado oltre.

Anzi, faccio di più: divido il timer in due parti, 35 minuti più 10 minuti. Quando scadono i 35 minuti so che ne ho ancora dieci per terminare, rivedere e chiudere il lavoro — questo mi rende perfettamente consapevole del tempo che passa e mi impedisce di dilungarmi oltre il necessario.

Se l'attività richiede davvero più tempo del previsto, non è un problema: mi segno su Google Calendar o ClickUp un nuovo slot — per esempio «finire l'articolo del blog, domani dalle 9:15 alle 10:15» — e so che quel blocco sarà dedicato esattamente a quello.

Terza Leva: Organizzare in Base alle Nostre Energie

Sapere come suddividere il tempo non basta: occorre anche capire quando fare ogni cosa, perché non tutte le ore della giornata sono uguali; la terza leva consiste, quindi, nell'abbinare ogni attività al livello energetico del momento in cui la pianifichiamo.

Se devo scrivere un report o un articolo del blog — attività cognitivamente impegnative — sarebbe controproducente collocarle dopo pranzo, quando le mie energie sono più basse. Voglio riservare i momenti di maggiore lucidità alle attività che richiedono più concentrazione, e usare i momenti di calo per tutto il resto.

Qualcuno potrebbe pensare che non tutti abbiano la libertà di scegliere quando fare cosa, specialmente chi lavora in ufficio con orari rigidi e riunioni imposte. È vero, ma anche in contesti strutturati esistono margini di manovra: posso decidere di affrontare il report più complesso appena arrivato in ufficio invece che dopo la pausa pranzo, o di lasciare le email di routine per il pomeriggio. Anche piccole ottimizzazioni fanno la differenza.

Non Sprecare le Energie Preziose

Allo stesso modo, è inutile sprecare energia preziosa — quella dei momenti in cui sono più produttivo — su attività che non la richiedono: organizzare le attività per il giorno dopo, per esempio, è qualcosa che faccio ogni sera verso le 17:30-18:30, quando sono stanco - ma non troppo - e non ho bisogno di particolare concentrazione per farlo; in questo modo tengo liberi i momenti di picco per i lavori più impegnativi.

Ho poi un'automazione che ogni sera alle 20:30 mi invia un riassunto degli articoli pubblicati dai siti che seguo: l'idea è leggerlo dopo cena, quando tutti sono andati a dormire, e salvare eventualmente i contenuti più interessanti per rileggerli in seguito. A volte lo faccio, a volte sono troppo stanco — ma in ogni caso l'ho pianificato per quel momento proprio perché non avrebbe senso farlo di mattina, quando le mie energie sono meglio impiegate altrove.

Quarta Leva: Organizzare per Priorità

Gestire le energie mi dice quando lavorare; il criterio delle priorità mi dice su cosa lavorare prima: ogni progetto, ogni attività ha un proprio livello di urgenza: alcune cose vanno consegnate dopodomani, altre possono tranquillamente slittare alla settimana prossima o al mese successivo senza che cambi nulla.

Le attività prioritarie — spesso anche quelle più energivore — vanno pianificate negli slot della giornata che mi permettono di affrontarle nel modo migliore, e vanno messe prima di tutto il resto. È proprio attraverso la pianificazione che riesco a rendermi conto di quali step hanno la precedenza sugli altri e a strutturare la giornata di conseguenza, senza ritrovarmi a lavorare sulle cose meno urgenti mentre quelle importanti aspettano.

Quinta Leva: Dare Priorità al Nuovo Rispetto al Perfezionamento

Stabilire le priorità è necessario, ma c'è un errore che può sabotare anche il miglior sistema: confondere «importante» con «da perfezionare». La quinta leva consiste nell'assicurarsi che gli elementi nuovi abbiano la precedenza rispetto ai perfezionamenti di ciò che esiste già.

Nel marketing, in particolare, non dobbiamo restare intrappolati nel perfezionismo: l'idea di non rilasciare nulla finché non è assolutamente perfetto. Dobbiamo puntare al risultato migliore possibile in quel momento, sapendo che «migliore possibile» non significa «perfetto», e che continueremo a lavorarci nel tempo.

Nuovo vs. Perfezionamento

Se ho già una procedura per l'invio della newsletter e mi viene un'idea per migliorarla, non darò la precedenza a quel miglioramento rispetto ad altre attività: lo metterò in coda, non perché sia meno importante in assoluto, ma perché è un perfezionamento. Se invece non ho ancora la newsletter e devo crearla, quella sarà la priorità; in questo modo lavoro sempre sulle cose realmente necessarie, lasciando i perfezionamenti al momento giusto.

C'è chi potrebbe sostenere che trascurare i perfezionamenti significhi accumulare debito tecnico e mantenere processi inefficienti che a lungo termine costano più tempo. Sono d'accordo sul rischio, per questo non dico di ignorarli del tutto: i perfezionamenti vanno pianificati, ma in momenti dedicati. Personalmente, ad esempio, riservo uno slot mensile per rivedere e ottimizzare processi esistenti, così da non bloccare l'innovazione ma nemmeno lasciare che tutto si deteriori.

Conclusione

Queste cinque leve non sono regole rigide: sono filtri che applicati fanno sì che ogni giornata rispecchi ciò che conta davvero, e non semplicemente ciò che capita. Nella mia esperienza, ho trovato molto utile organizzare le giornate secondo questo schema, perché mi permette di lavorare su ciò che è realmente importante, riservando a un secondo momento le attività meno urgenti — non perché siano irrilevanti, ma perché richiedono un diverso investimento di tempo e di energia, e in quel momento hanno una priorità inferiore rispetto al resto.

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