Deep Work: Il Lavoro Profondo per il Content Marketing

In questo blog tratto spesso la gestione del tempo, delle energie e delle risorse per lavorare in maniera costante e coerente sulle proprie attività di content marketing, e uno degli elementi che compone questa organizzazione del lavoro è il deep work, ossia il lavoro profondo.

Il lavoro profondo è un metodo di lavoro in cui entriamo e rimaniamo in uno stato di profonda concentratazione: quando lo svolgiamo siamo completamente immersi nel nostro progetto e non ci facciamo distrarre da elementi esterni, concentrandoci su compiti cognitivamente impegnativi che generano un output più approfondito, più ragionato e più strutturato rispetto al lavoro di routine e al lavoro superficiale.

Il concetto di Deep Work nel sistema più ampio

Come abbiamo visto in altri articoli, nelle attività di content marketing dobbiamo lasciare da parte il famigerato multitasking, che abbiamo visto essere una finta soluzione ai problemi delle giornate troppo impegnate.

Quando parlavamo di time blocking, parlavamo proprio della necessità di dedicare alcuni blocchi di tempo a una singola attività specifica: ad esempio, il giovedì mattina, dalle 9 alle 11, ci dedichiamo alla creazione dell'articolo del blog e in quel blocco si fa solo quello; il deep work è ciò che accade durante quel periodo, ed è importante capire come si inserisce negli strumenti che probabilmente già conosci come parte di un sistema più ampio per produrre risultati di qualità in maniera costante.

I cicli energetici individuali

Ma prima di pianificare qualsiasi cosa, è necessario conoscere se stessi: ciascuno di noi ha livelli di energia, concentrazione e risorse che seguono ritmi personali e diversi da persona a persona. I miei, per esempio, sono molto accessibili durante la mattina e diminuiscono progressivamente nel corso della giornata lavorativa; altre persone potrebbero funzionare allo stesso modo, altre ancora in maniera diversa, e non è un problema. La questione è imparare a lavorare sfruttando questi cicli naturali e, all'interno di essi, collocare il deep work nei momenti di massima concentrazione ed energia disponibile.

Una volta mappati i propri cicli energetici, si può costruire una pianificazione che lavori con noi, non contro di noi, e che ci permetta di essere più efficienti.

Pianificazione preventiva delle attività: il Libro della giornata

Quando ci dedichiamo al lavoro profondo non dobbiamo fare multitasking, ma single tasking: dedicare energie, concentrazione e risorse allo svolgimento di una singola attività, che deve essere stata decisa e programmata prima. Esattamente come il calendario editoriale dà una scansione temporale di tutti gli argomenti di cui vogliamo parlare nelle nostre attività di content marketing, la pianificazione della giornata deve organizzare i nostri impegni in modo tale che singoli blocchi siano dedicati ad attività specifiche; in questo modo, nel momento in cui ci mettiamo al lavoro, le nostre energie non vanno sprecate nel decidere cosa fare, ma confluiscono tutte nell'esecuzione di attività già pianificate in precedenza, in un momento dedicato appositamente a questo scopo e che favorisce la produttività.

Si potrebbe obiettare che dedicare così tanto tempo alla pianificazione tolga tempo prezioso al lavoro vero e proprio, soprattutto per chi gestisce piccole realtà imprenditoriali dove ogni minuto conta. In realtà, il tempo dedicato a pianificare non è tempo perso, ma un investimento che si ripaga moltiplicato: evita lo spreco di energie nel decidere cosa fare momento per momento e riduce drasticamente la procrastinazione, rendendo le giornate più produttive.

Atomizzare le attività

Con le attività pianificate, il passo successivo è renderle concrete e gestibili. Anche all'interno di un blocco come «creare l'articolo del blog», il lavoro può essere scomposto in molti elementi: la ricerca sull'argomento, la strutturazione, la creazione della bozza, la revisione, l'ottimizzazione e così via.

Un compito più piccolo dà l'impressione di essere più gestibile e aumenta la probabilità di portarlo a conclusione in maniera positiva, molto più che affrontare un blocco di lavoro grosso nella sua totalità senza scomporlo in parti più piccole.

Con le attività pianificate e scomposte in parti gestibili, il passo successivo è abbassare la soglia di ingresso alla sessione stessa.

Preparare l'ambiente di lavoro

Piccoli rituali di avvio aiutano a superare la resistenza iniziale e a sfruttare l'inerzia: è molto più difficile iniziare che continuare a lavorare, quindi tanto vale iniziare con attività semplici che abbiano un livello di resistenza molto basso. Ad esempio, se ho deciso che dalle 9 alle 11 scrivo l'articolo del blog, preparo la scrivania, accendo il computer e apro il mio editor di testi: sono tutte operazioni che non dovrebbero durare più di due o tre minuti, giusto il tempo per entrare nel mood necessario ed entrare in uno stato di lavoro intenso che favorisce lo sviluppo del lavoro profondo.

Svuotare la mente

Liberata la mente dai pensieri in sospeso, è il momento di proteggere lo spazio esterno con la stessa cura: avere un sacco di idee e di «loop aperti» consuma energia, ma sapere di avere un posto dove scaricare tutte queste idee per guardarle in un momento successivo fa sì che il cervello non si focalizzi su attività non ancora chiuse o su pensieri lasciati in sospeso. Come ho descritto in un altro articolo, le note vocali sono uno strumento utile proprio a questo scopo: spostare tutti questi elementi aperti in una «scatola» a parte permette di risparmiare energia, tempo e risorse da dedicare alle attività pianificate nello spazio del deep work.

Eliminare le distrazioni

Per mantenere la concentrazione è fondamentale eliminare le distrazioni che ci farebbero uscire dallo stato di concentrazione e dal lavoro profondo: notifiche, mail, chiamate e qualsiasi altro elemento disturbante vanno silenziati per tutta la durata della sessione.

Qualcuno potrebbe far notare che nel mondo reale, soprattutto per freelance e imprenditori, essere costantemente irraggiungibili rischia di far perdere opportunità di business o clienti che si aspettano risposte rapide. Tuttavia, comunicare preventivamente ai propri clienti e collaboratori gli orari in cui si è disponibili crea aspettative realistiche e professionali. I clienti di valore apprezzano chi lavora con metodo e rispettano questi confini, mentre chi pretende disponibilità immediata 24/7 spesso non è il tipo di cliente con cui vale la pena lavorare a lungo termine.

Gestire l'energia durante la sessione

Entrati nella sessione, la sfida non è più iniziare ma mantenere un livello di concentrazione profonda ed efficace nel tempo: il blocco dalle 9 alle 11 non va vissuto come 120 minuti di intensità costante, ma vanno considerate le fluttuazioni naturali dell'energia e, di conseguenza, anche le pause.

Se dopo un'ora, ad esempio, la concentrazione tende a diminuire, è utile fermarsi per far sì che, al rientro dalla pausa, le risorse siano di nuovo a un livello sufficiente per svolgere al meglio il compito prefissato con massima concentrazione. La durata del blocco può essere anche leggermente diversa da quanto pianificato, a seconda di come si configura il progetto: non bisogna essere rigidi, ma seguire l'inclinazione naturale delle proprie energie per produrre un lavoro di qualità.

La tecnica del Pomodoro e le alternative: il Tempo della concentrazione

Un approfondimento utile riguarda la gestione del tempo e dei ritmi interni alla sessione. La tecnica del Pomodoro suggerisce di svolgere un'attività per un periodo fisso, magari 45 minuti, e al termine prendersi una pausa; per alcuni funziona molto bene, ma io, per mia configurazione, non la seguo, perché nel momento in cui entro nella fase di concentrazione più profonda tendo a rimanerci a lungo, mentre interrompere quel flusso per rispettare un timer significherebbe spezzare qualcosa che sta funzionando.

Trovo, invece, molto più consono al mio modo di lavorare continuare sul singolo task finché la concentrazione rimane alta, e poi prendere una pausa, anche più lunga, per recuperare nuove energie prima di ricominciare.

Oltre a gestire il proprio ritmo interno, bisogna sapere come rispondere quando il mondo esterno bussa alla porta durante una sessione, ed è proprio quello che vediamo nella prossima sezione.

Gestire le interruzioni: quando il Multitasking bussa alla porta

A meno che non si tratti di urgenze reali, le notifiche, le mail e le chiamate che riceviamo nel corso delle due ore di deep work probabilmente non saranno urgenti e possono essere rimandate alla fine del blocco.

Se ci scrive un cliente con cui dobbiamo parlare di qualcosa di importante, quella conversazione può benissimo essere pianificata in un blocco dedicato all'interazione con i clienti: in quella finestra temporale ci dedichiamo solo a loro, mentre nella sessione di lavoro profondo ci concentriamo solo sulle attività che richiedono il deep work. Dobbiamo anche decidere cosa è urgente e cosa non lo è, ma in realtà sono davvero poche le cose che meritano di essere considerate tali.

Costanza e flessibilità nel tempo

Sapere come gestire una singola sessione è il primo passo, ma il vero valore del deep work emerge solo quando diventa una pratica costante nel tempo.

Questo processo, infatti, non è qualcosa che si fa una volta e poi si lascia andare: va applicato ogni giorno e non rimane fisso nel corso del tempo, perché le priorità cambiano, l'energia cambia e il modo di pianificare le attività deve adattarsi di conseguenza. Saltare una sessione di lavoro profondo non è un problema, a patto di farlo perché ci sono cose effettivamente più urgenti: il problema sorge quando si saltano sessioni per ragioni che non lo sono davvero, lavorando su compiti non urgenti nei momenti in cui le proprie energie sarebbero sufficientemente alte da supportare un lavoro profondo.

C'è chi potrebbe sostenere che questo metodo funzioni solo per chi ha già una certa stabilità lavorativa, mentre chi è all'inizio deve accettare qualsiasi richiesta e lavorare in modalità reattiva per costruirsi una reputazione. È vero che nelle fasi iniziali serve flessibilità, ma è proprio in quei momenti che serve ancora di più un metodo: ritagliare anche solo un'ora di deep work al giorno, magari la mattina presto, permette di lavorare su progetti che costruiscono valore a lungo termine, evitando di rimanere intrappolati nella spirale del lavoro puramente reattivo.

La cosa importante è dedicarsi in maniera costante all'organizzazione delle proprie giornate, perché questa continuità si riflette direttamente sulla regolarità nella pubblicazione dei contenuti, che come abbiamo già visto è un fattore fondamentale nelle attività di comunicazione e marketing.

Il lavoro profondo è una parte fondamentale del nostro modo di operare: va pianificato con cura, ma soprattutto va sempre tenuto distinto dal lavoro di routine e dal lavoro superficiale, perché richiede tempo, energia e risorse in misura significativa. La consapevolezza dei propri cicli energetici, unita a una pianificazione preventiva, a un ambiente preparato e a una mente libera da distrazioni, è ciò che permette di sfruttarlo davvero, trasformandolo da tecnica occasionale in abitudine sostenibile per una gestione del tempo efficace.