Le Automazioni: Guida Pratica

Le automazioni sono tutti quei processi che ci permettono di lavorare in maniera più veloce, efficace ed efficiente, proprio perché servono a velocizzare attività ripetitive che svolgiamo quotidianamente e che sono molto meccaniche: se facciamo la stessa azione più volte ed è sempre uguale a se stessa, significa che la possiamo automatizzare. Cos'è l'automazione se non un sistema automatizzato che ci permette di eseguire attività utilizzando in modo efficiente le nostre risorse?

Esistono diversi tipi di automazione, dalle più semplici alle più complesse: un'automazione molto semplice potrebbe essere quella che utilizziamo sul telefono, per cui, ad esempio, ogni giorno alle ore 9 di mattina ci arriva una notifica che dobbiamo fare una certa cosa: automaticamente, ogni mattina, riceviamo il promemoria di svolgere quell'attività.

Ma ci sono anche automazioni più complesse, che richiedono sistemi più articolati e tecnologie di automazione avanzate, e che automatizzano processi di lavoro che potrebbero portarci via molto tempo.

Se volessimo scrivere un articolo del blog, ad esempio, potremmo automatizzare la scrittura stessa grazie all'intelligenza artificiale, ma potremmo automatizzare anche l'inserimento di link interni o esterni e la ricerca di fonti, l'inserimento di parole chiave e così via.

Tutte queste cose messe insieme rendono il nostro processo di lavoro ancora più efficiente e rappresentano ottimi esempi di automazione.

Ma al di là del livello di complessità, la domanda vera è: perché vale la pena farlo? Cosa guadagniamo davvero quando automatizziamo?

Perché Automatizzare: I Vantaggi dell'Automazione

Le azioni che svolgiamo quotidianamente, che sono meccaniche e ripetitive, possono essere automatizzate tramite appositi processi, e farlo serve anche a rendere più affidabile il nostro metodo di lavoro. Se creiamo un'automazione per cui ogni mattina alle 9 ci arriva una notifica che dobbiamo controllare la mail, stiamo costruendo un sistema che si mette in funzione anche senza il nostro intervento diretto, ricordandoci automaticamente ciò che dobbiamo fare senza che ce lo dobbiamo ricordare da soli.

Possiamo poi creare un'automazione che controlla la nostra casella di posta e ci manda un riassunto di tutte le mail ricevute nel corso della giornata o le caricano su un documento di Google con una Intelligenza Artificiale che in questo modo potrà tenere traccia di tutte le conversazioni con il cliente e avere una base di conoscenza contestualizzata anche sulla base di tutte le conversazioni avute. I vantaggi dell'automazione includono quindi la riduzione dei tempi, la possibilità di abbattere i costi operativi, aumentare la produttività complessiva e liberare risorse cognitive.

Sistemi Affidabili e Produttività

Il discorso principale, quando si parla di automazione dei processi, è ricordarsi che servono per creare sistemi il più possibile affidabili, e questo è soprattutto importante quando decidiamo di pubblicare contenuti e di costruire la nostra comunicazione sul web, perché creano workflow più efficienti che vengono eseguiti sempre e comunque, indipendentemente da come ci sentiamo, dal fatto che siamo malati o meno, oberati di lavoro o meno.

Possono succedere mille cose che hanno la priorità rispetto alla nostra comunicazione: lavori urgenti, problemi di salute, impegni familiari, insomma tutta una serie di imprevisti che potrebbero impedirci di dedicarci alla pubblicazione di contenuti.

Con i sistemi automatizzati, invece, riusciamo a risolvere completamente il problema, oppure a renderlo meno impattante, perché una parte del lavoro manuale viene comunque svolta da un sistema che abbiamo pianificato e messo in piedi, permettendoci di comunicare e di promuovere la nostra attività sul web in maniera costante e affidabile anche sul lungo periodo.

Si potrebbe obiettare che implementare l'automazione richieda troppo tempo iniziale rispetto al beneficio ottenuto, soprattutto per piccole attività. È vero che c'è un investimento iniziale di tempo, ma questo va considerato sul lungo periodo: un'automazione che richiede due ore per essere configurata e ci fa risparmiare anche solo 10 minuti al giorno, nell'arco di un anno ci restituisce oltre 60 ore di lavoro. Il ritorno sull'investimento è quindi significativo, considerando anche la riduzione dei costi operativi nel tempo.

A questo punto qualcuno potrebbe pensare: «tutto bello, ma questi sistemi sono roba da grandi aziende»; il bello è che non è così e io ne sono la prova. Utilizzo automazioni tutto il giorno, tutti i giorni e non sono una grande azienda!

Accessibilità delle Automazioni e Riduzione dei Costi

Non esistono solamente automazioni particolarmente grandi o complesse, prerogativa di aziende molto strutturate con grossi budget: esistono anche automazioni molto semplici che possiamo utilizzare tutti i giorni. Mettere delle notifiche sul telefono è un'automazione semplicissima alla portata di tutti, e anche per le automazioni più complesse non servono grandi investimenti, perché possono essere gestite da piattaforme con un costo molto ridotto, il che significa che chiunque può accedere ad automazioni anche abbastanza sofisticate.

Ma chiarito che le automazioni sono accessibili a tutti, vale però la pena affrontare un'obiezione legittima, soprattutto quando parliamo di comunicazione: delegare a una macchina non rischia di rendere tutto più freddo e impersonale?

Il Ruolo dell'Intelligenza Artificiale nella Comunicazione

Delegare a una macchina la comunicazione del nostro brand potrebbe spaventare qualcuno, perché una comunicazione mediata tramite intelligenza artificiale potrebbe risultare fredda, robotica e poco personale: è un rischio reale che dobbiamo affrontare.

Esistono però dei modi per rendere la nostra comunicazione più vera e più vicina alla voce del nostro brand anche utilizzando l'AI: nulla ci vieta, ad esempio, di registrare le nostre note vocali e poi passarle all'intelligenza artificiale, che le riscrive mantenendo il nostro modo di comunicare, le nostre espressioni e le nostre parole, velocizzando sì la scrittura del contenuto ma preservando la nostra voce autentica: questa potrebbe essere un'ottima via di mezzo. L'automazione può essere gestita e revisionata con un intervento umano minimo, mantenendo comunque un tocco personale quando necessario.

Chiarito anche questo aspetto, vediamo adesso in modo concreto dove e come possiamo iniziare ad applicare le automazioni nel nostro lavoro quotidiano.

Casi d'Uso delle Automazioni e Automazione dei Workflow

Abbiamo già citato le notifiche semplici e la creazione di articoli del blog, due esempi che stanno agli opposti dello spettro, (cioè un'automazione molto semplice e una molto complessa), ma esistono naturalmente molte soluzioni intermedie. Possiamo inviare promemoria automatici ai nostri clienti quando dobbiamo fare incontri di persona o videochiamate, facendo partire una mail o un messaggio WhatsApp due giorni prima per ricordare l'appuntamento.

Un'altra cosa che possiamo automatizzare sono le sequenze di email: quando un cliente acquista un nostro prodotto o servizio, in automatico potrebbe partire una mail di ringraziamento, una mail di benvenuto, o una mail con una guida da scaricare, dando così un valore aggiunto all'utente che riceve un servizio migliore, senza che noi dobbiamo fare nessuno sforzo particolare.

Possiamo automatizzare anche tutta la parte amministrativa di fatturazione o di pagamenti: ad esempio, ogni volta che riceviamo una fattura potrebbe partire automaticamente il pagamento, oppure possiamo creare automazioni per generare le fatture stesse.

Possiamo anche creare automazioni che autonomamente ogni tot giorni controllino i siti e i canali Youtube dei nostri concorrenti alla ricerca di contenuti nuovi che hanno pubblicato. Questo ci darebbe l'ulteriore vantaggio di avere nuove idee per il nostro calendario editoriale, ma senza lo sbattimento di doverci inventare o cercare qualcosa noi. In questo caso, sarebbero i nostri concorrenti a fare il lavoro sporco per noi 😊

Il vantaggio quindi non è solo liberare tempo e ridurre i tempi di esecuzione, ma anche liberare risorse ed energie mentali da dedicare ad attività più creative e soddisfacenti, eliminando potenziali colli di bottiglia nei processi.

Ora che abbiamo un'idea di massima di cosa si può automatizzare (e si può automatizzare davvero di tutto, l'unico limite è la nostra fantasia) , il passo successivo è capire come passare dall'idea all'azione: come si costruisce concretamente una prima automazione?

Come Costruire la Prima Automazione: Processo e Manutenzione

Qualunque sia l'automazione che vogliamo creare, il primo passo è fare una mappatura il più completa e precisa possibile di tutti gli step che compiamo regolarmente in maniera meccanica e che vorremmo automatizzare, perché per costruire un'automazione efficiente dobbiamo fare in modo che ogni singolo passaggio possa essere gestito dal sistema.

Il passaggio successivo è verificare che l'automazione funzioni e migliorarla o cambiarla se qualcosa non va o le nostre esigenze cambiano: i sistemi che creiamo non sono fissi, ma mutano e si evolvono nel tempo, adattandosi alle diverse esigenze che emergono.

Qualcuno potrebbe sostenere che affidarsi troppo alle automazioni ci renda dipendenti dalla tecnologia e vulnerabili ai guasti tecnici. È una preoccupazione legittima, ma la soluzione non è evitare le automazioni, bensì costruirle con intelligenza: creare backup, avere piani alternativi e non automatizzare tutto in una volta. Le automazioni dovrebbero supportare il nostro lavoro, non sostituire completamente la nostra presenza e l'intervento umano quando necessario.

Se creiamo un'automazione per mandare un promemoria ai clienti due giorni prima di un appuntamento, dobbiamo verificare che funzioni davvero, magari rendenoci conto che non basta a far sì che si presentino: allora ne potremmo aggiungere un'altra che li avvisa cinque giorni prima, più una notifica il giorno precedente, in modo che il cliente si ricordi dell'incontro.

Le automazioni non è detto che vengano bene la prima volta: può essere necessario fare diverse iterazioni prima che facciano esattamente ciò per cui le avevamo immaginate.

Imparare a costruire e affinare le proprie automazioni richiede un po' di pratica, ma il punto di arrivo vale lo sforzo; vale la pena ricordare, però, qual è il vero obiettivo di tutto questo.

Conclusione: Efficienza e Produttività attraverso l'Automation

Le automazioni possono svolgere in maniera molto affidabile, ma anche molto meccanica, buona parte del nostro lavoro, e non dobbiamo fare in modo che si sostituiscano completamente a noi: il loro compito è liberare spazio ed energie da dedicare ad attività più creative e soddisfacenti. Il vero obiettivo delle automazioni è creare sistemi affidabili che ci permettano di comunicare in maniera autentica il nostro valore e ciò che vogliamo trasmettere ai nostri clienti, in modo costante e sostenibile nel tempo. L'automazione può ridurre i costi, aumentare la produttività e permetterci di lavorare in modo efficiente, migliorando la qualità complessiva del nostro servizio.