Nel web marketing di oggi, creare contenuti è diventata un'operazione fondamentale per farci trovare online dai nostri potenziali utenti. Sappiamo anche che si tratta di un'attività complessa, che richiede molte competenze e tempo. In questo articolo ci concentreremo esclusivamente sulla questione "tempo" e parleremo, nello specifico, di un metodo per risparmiarne parecchio: dettare i nostri contenuti invece di scriverli.
Dettatura vs scrittura: i numeri parlano chiaro
Quando consideriamo solamente la scrittura dei contenuti utilizzando la tastiera, in media un utente digita tra le 40 e le 60 parole al minuto. Quando invece consideriamo la velocità di dettatura, un utente può "parlare" dalle 130 alle 160 parole, il che significa quindi un incremento dell'output di circa tre volte. Questo vuol dire che, semplificando molto le cose, possiamo creare contenuti tre volte più velocemente. La scrittura su tastiera, quindi, potrebbe rappresentare un importante collo di bottiglia quando si parla della nostra produttività, e approcciarsi alla dettatura invece che alla scrittura potrebbe fare un'enorme differenza.
I vantaggi della dettatura oltre al risparmio di tempo
Se però limitassimo la questione dell'utilizzo della voce al semplice risparmio di tempo, finiremmo per rendere le nostre considerazioni un po' troppo superficiali.
Naturalezza e spontaneità del linguaggio parlato
Un altro aspetto importante del dettare invece di scrivere è che, quando scriviamo, molto spesso operiamo anche una specie di editing/censura di quello che stiamo producendo. Questo perché, andando più lenti e "pensando più lentamente" a quello che dobbiamo scrivere, automaticamente siamo più portati a riscrivere le nostre frasi o, nel peggiore dei casi, a non scriverle proprio. Questo accade perché abbiamo più consapevolezza – troppa consapevolezza – di quanto scriviamo e, nei casi peggiori, potremmo finire per dirci "sì, ma questo suona male" oppure "no, questo meglio non dirlo". Di conseguenza, il nostro scritto risulterà più ingessato, più formale e anche più lontano da come normalmente parlano le persone. Dettando, invece, questo processo di editing/censura/ingessatura non avviene perché comunichiamo in maniera più naturale e, in qualche modo, ci lasciamo più andare, rendendo il nostro testo più scorrevole. Questo è provato anche da un paio di studi (qui e qui) che hanno svelato un meccanismo di compensazione molto interessante: per riuscire a mantenere un flusso di comunicazione parlata fluida, il nostro cervello tende a semplificare la scelta delle parole e la struttura della frase. Questo meccanismo è alla base del fatto che i testi dettati, invece che scritti, tendono a essere più diretti e meno – come dicevamo prima – ingessati.
Il metodo ibrido: unire dettatura e scrittura
Questo meccanismo funziona a meraviglia quando riusciamo a utilizzare le due modalità insieme. La prima modalità, quella parlata, la possiamo utilizzare quando creiamo un contenuto da zero, andando così anche a risolvere il possibile problema del blocco dello scrittore, ossia quel fenomeno per cui ci si blocca davanti a una pagina bianca. La seconda modalità, invece, quella scritta, la possiamo utilizzare quando il testo è già pronto e vogliamo aggiungere precisazioni, rivederlo o arricchirlo. Mettendo insieme queste due modalità di creazione dei contenuti, riusciamo a far sposare due modelli che, solo apparentemente, sono molto distanti: la creazione veloce dei contenuti e la profondità. La parte "veloce" si realizza con la dettatura, la parte "approfondita" si fa con la revisione manuale.
Strumenti disponibili per la dettatura vocale
Come abbiamo visto, lo scopo della dettatura è proprio quello di, tra le altre cose, semplificarci il lavoro e renderlo più efficiente. Questo obiettivo è facilitato dal fatto che abbiamo a disposizione tutti gli strumenti necessari per rendere questo processo il più semplice possibile e integrabile, fin da subito, nel nostro flusso produttivo. Infatti, a prescindere dalla piattaforma che utilizziamo per creare i nostri contenuti, ogni sistema operativo – sia Windows, sia Apple, sia iOS o Android – possiede già tutti gli strumenti di cui abbiamo bisogno per cominciare a utilizzare la dettatura.
Microsoft Word
Su piattaforma Windows, utilizzando Microsoft Word, è possibile accedere alla funzione di dettatura premendo il tasto nel menu "Home" e scegliendo la voce "Dettatura". A questo punto, il programma aprirà una piccola finestra in cui potremo decidere quale microfono utilizzare e quale lingua selezionare; dopodiché saremo liberi di iniziare la nostra dettatura. Il riconoscimento vocale su Microsoft Word funziona piuttosto bene e sbaglia solamente alcune parole. Ci sono casi in cui dovremmo intervenire manualmente, come ad esempio quando dovremo inserire segni di punteggiatura particolari come le virgolette o altri che Microsoft Word non riconosce ancora; tuttavia, nella maggior parte dei casi, il sistema riconosce correttamente quello che diciamo.
Google Documenti
Google Documenti è un'altra piattaforma che consente la dettatura vocale, ma è necessario fare attenzione perché questa funzione è disponibile solamente se si utilizza il browser Chrome. Per accedervi, basta andare nel menu "Strumenti" e scegliere la dettatura vocale. A quel punto si aprirà un pulsante con l'icona di un microfono e non dovremo fare altro che premerlo. Anche in questo caso la dettatura vocale funziona molto bene e non ci sono impedimenti di sorta.
Piattaforma Apple
Su piattaforma Apple è possibile accedere alla dettatura vocale utilizzando gli strumenti nativi del sistema operativo.
Nuance Dragon
Un altro strumento molto utilizzato e che funziona molto bene è Nuance Dragon che, in realtà, non opera solamente all'interno di programmi per la scrittura di documenti, ma funziona come integrazione nel sistema operativo. Possiamo quindi parlare con il nostro computer per chiedergli di svolgere determinate operazioni.
Strumenti per la trascrizione di riunioni
Se volessimo trascrivere delle riunioni, anche in questo caso abbiamo degli strumenti specifici. Ad esempio, io utilizzo molto Fireflies che, come gli altri strumenti, trascrive il parlato in testo, ma lo fa nel contesto di una riunione. Questo significa che lo strumento identificherà (più o meno accuratamente) tutti i partecipanti alla riunione e assegnerà, di volta in volta, il parlato a ciascuno. Inoltre, alla fine della trascrizione, aggiungerà anche una breve nota in cui si riassume tutto quello che è stato detto durante l'incontro e includerà una sezione relativa alle azioni decise nel corso dell'incontro e che verranno compiute dalle persone o dai team coinvolti. Questo, va da sé, velocizza molto il processo di revisione e messa in pratica delle attività decise durante l'incontro, rendendo più efficienti i processi di lavoro.
Strumenti basati sull'intelligenza artificiale
Altri strumenti che possono venirci incontro per la trascrizione di un audio registrato sono quelli basati sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale. Anche in questo caso ne abbiamo moltissimi: SoundType, AssemblyAI, Whisper, Audiopen e molti altri. Per quanto ognuno presenti delle caratteristiche particolari, si basano tutti sullo stesso funzionamento: si carica un audio registrato preventivamente, l'intelligenza artificiale lo analizza e ci restituisce la trascrizione. In questo caso, la comodità sta nel fatto che l'intelligenza artificiale rimuove tutte le parole ripetute, le esitazioni e tutte le espressioni come "ehhhh", "mhhhhh" e simili, rendendo il testo più leggibile e scorrevole. Il vantaggio è anche che l'IA ci toglie dall'impiccio di dover editare pesantemente il testo, perché questo viene fatto automaticamente nel processo di trascrizione, velocizzando ancora di più il nostro lavoro.
Consigli pratici per una dettatura efficace
Ovviamente, per sfruttare al massimo tutte le funzioni e i benefici della dettatura vocale, dobbiamo assicurarci di rispettare alcuni accorgimenti.
Scegliere un buon microfono
Prima di tutto, dobbiamo avere almeno un microfono all'altezza. Quando parlo di "all'altezza", non intendo un super microfono professionale da studio di registrazione, ma un microfono che funzioni in maniera decente e che capisca in maniera affidabile quello che diciamo. Ad esempio, il microfono integrato nello smartphone va benissimo (è quello che sto usando io adesso), ma anche un microfono USB va benissimo. Su Amazon se ne trovano di tutti i tipi, di tutte le dimensioni e di tutti i prezzi.
Attenzione all'ambiente circostante
Un'altra cosa a cui dobbiamo prestare attenzione è l'ambiente circostante: il microfono registra tutti i suoni dell'ambiente in cui siamo e potrebbe succedere che, mentre parliamo, ci siano dei rumori in sottofondo che disturbano la registrazione. Di conseguenza, il microfono potrebbe non capire esattamente quello che diciamo. Ad esempio, se registriamo in un ambiente aperto in cui ci sono altre persone che parlano, macchine che passano, ambulanze con la sirena accesa ecc., la qualità della nostra registrazione decadrà parecchio. Attenzione: non si tratta di qualità di registrazione perché dobbiamo far ascoltare la registrazione in sé, ma perché il software di dettatura vocale deve capire chiaramente quello che diciamo.
Partire con una scaletta strutturata
Una terza cosa a cui dobbiamo fare attenzione quando registriamo è essere consapevoli di quello che diremo durante la registrazione. Infatti semplificheremo molto il lavoro nostro e/o delle intelligenze artificiali se partiremo già da un testo abbastanza strutturato, invece che parlare a braccio. Questo risulterà, allo stesso tempo, in un testo più facile da leggere, ma anche in un contenuto più organico, perché – ad esempio – non ripeteremo gli stessi concetti mille volte, cosa che invece potrebbe succedere se non avessimo una scaletta strutturata.
I benefici della dettatura vocale
I benefici della dettatura vocale sono essenzialmente due: il risparmio di tempo e i benefici per la salute.
Risparmio di tempo
Per quanto riguarda il risparmio di tempo, questa è una cosa che discutiamo fin dall'inizio di questo articolo ma, se non fosse ancora chiaro: dettare invece di scrivere fa risparmiare un sacco di tempo. Chiariamoci: non è che possiamo copiare e incollare il testo esattamente così come lo dettiamo, perché dovremo comunque correggere errori, aggiungere punteggiatura, inserire link, rivedere alcune parti e così via. Però, intanto, una grandissima parte del lavoro sarà già fatta.
Benefici per la salute
E poi ci sono i benefici per la salute: rimanere ore e ore chini sulla tastiera a scrivere, va da sé, non è proprio una situazione ideale per la nostra salute – un po' per la nostra schiena (perché dobbiamo stare incurvati), un po' per i nostri occhi, perché dobbiamo continuamente guardare lo schermo. Ma un altro vantaggio che potrebbe derivare dall'utilizzo dei sistemi speech-to-text è quello di un minore affaticamento delle mani e dei polsi, cosa che potrebbe essere particolarmente utile per chi è soggetto a questo genere di problematiche fisiche.
Conclusioni
Insomma, dettare invece di scrivere ha una grande quantità di vantaggi che ci possono tornare utili soprattutto quando vogliamo gestire in maniera più efficace ed efficiente il nostro tempo per la produzione di contenuti o, più semplicemente, per ottimizzare i nostri processi di lavoro e lavorare in maniera più intelligente.